‘Vergaderen’ is nooit het eerste wat je hoort als iemand enthousiast over zijn baan vertelt. Toch puilen onze agenda’s vaak uit van de meetings, overleggen, brainstormsessies of hoe we al die bijeenkomsten ook noemen. Om door de bomen het bos te kunnen blijven zien, geeft de website Entrepeneur.com zes tips: zo houd je vergaderingen productief en (engiszins) kort.





Wanneer de gespreksonderwerpen nieuw zijn voor de meeste deelnemers, zullen zij meer tijd nodig hebben om een standpunt in te nemen en ter zake te komen. Zorg daarom dat iedereen ruim van tevoren op de hoogte is van wat er besproken gaat worden. Een marge van zo’n 24 uur is ideaal, zodat iedereen zich in de onderwerpen kan verdiepen en zich alvast inhoudelijk kan voorbereiden.



Een vergadering loopt het best wanneer alle aanwezigen zich betrokken voelen. Nodig daarom niet automatisch de hele afdeling uit, maar bekijk per persoon of het voor hem of haar zinvol is om aanwezig te zijn. Zo zal het overleg efficiënter verlopen en voorkom je dat mensen zich zitten te vervelen. Bovendien kan iemand die anders poppetjes zit te tekenen, zijn tijd nu nuttiger besteden.



Om productief te kunnen vergaderen, is een goede tijdsindeling van groot belang. Staat er 11.00 uur in de agenda, begin dan ook om 11.00 uur en niet om 11.03 uur. Een gewoonte is snel geboren en die verloren minuten krijg je niet meer terug. Daarnaast zorgt een laat begin meestal voor uitloop aan het eind, waardoor een volgende bijeenkomst weer in de knel kan komen. Wanneer je structureel stipt op tijd begint, zul je zien dat iedereen hier snel aan gewend is – ook goede gewoontes zijn soms snel geboren.



Ga in geen geval door met vergaderen ‘omdat er nog tijd over is’. Zijn alle agendapunten afgetikt? Mooi, dan kan iedereen weer aan zijn eigen werk. Ook als pas de helft van de beoogde vergadertijd verstreken is.



Het komt voor dat er spontaan een nieuw gespreksonderwerp op tafel komt, dat misschien reuze-interessant is, maar los staat van de inhoud van de vergadering. In zo’n geval kun je dit onderwerp het best even ‘parkeren’: laat het nu rusten en plan er een apart vergadermoment voor. Op die manier kan iedereen zich voldoende in dit nieuwe onderwerp verdiepen. Tevens voorkom je dat mensen gaan mopperen omdat er ‘weer eens vergaderd wordt over zaken die niet op de agenda staan’.



Aan het eind van een vergadering moet voor alle deelnemers duidelijk zijn wie welke acties gaat ondernemen. Stel daarom een lijst samen met actiepunten en de bijbehorende namen van collega’s. Wanneer je hier vaag over blijft, zul je zien dat er niets van terechtkomt. Voor je het weet zit je een paar weken later weer dezelfde punten te bespreken.