Een vergadering van tienduizend dollar. Klinkt overdreven? Een engineer bij Dropbox ontwikkelde een toepassing waarmee de kosten van een vergadering meteen in je agenda te zien zijn en kwam erachter dat aan een gemiddelde vergadering al gauw een behoorlijk prijskaartje hangt. De hamvraag: hoe haal je het meeste uit die kostbare vergadertijd?




We vergaderen wat af in Nederland: jaarlijks kost dit zo’n 60 miljard euro aan salarissen volgens een berekening van Ipsos Synovate in 2007. Maar levert al dat vergaderen ook wel wat op? Het onderzoek toonde aan dat bijna de helft van de werknemers van minstens de helft van de vergaderingen de toegevoegde waarde niet inziet.

Wilbert Van Vree van adviesbureau Vergaderwijzer veronderstelt dat deze cijfers sindsdien niet sterk veranderd zullen zijn: “Eindeloos vergaderen is typisch Nederlands, het begint al met het kringgesprek op de basisschool.” Doordat ons wordt geleerd om het overal over eens te moeten zijn, zijn we volgens Van Vree “geneigd om eindeloos over kleine dingen door te praten.”


Philip Cohen, bij Dropbox werkzaam als engineer, was benieuwd naar de kosten van al dat vergaderen. Daarom ontwikkelde hij een Google Chrome-plugin waarmee de kosten van een vergadering meteen in je agenda zichtbaar zijn. Deze toepassing vermenigvuldigt simpelweg het salaris van uitgenodigde werknemers met de geplande tijdsduur van de vergadering. Zo blijkt dat een gemiddelde vergadering bij Dropbox al gauw zo’n tienduizend dollar kost.




We hebben vaak een vast vergaderschema en volgens Van Vree zou het goed helpen om die structuur te doorbreken. Ook als er geen directe aanleiding is tot overleg, laten we een wekelijkse vergadering doorgaan. “Zonde,” vindt van Vree. Vergaderingen zijn volgens hem niet per definitie onbelangrijk, maar pas echt nuttig wanneer er meerdere mensen nodig zijn om tot een besluit of actie te komen.


Maar wat zijn nou de ingrediënten voor een effectieve vergadering? Allereerst is het volgens Van Vree belangrijk om van tevoren af te spreken wie waarover beslist en wie waarvoor eindverantwoordelijk is. Pas daarna kun je inhoudelijk de diepte in met elkaar. De vergadering moet gefocust zijn op het geven van advies aan diegenen die voor een kwestie of probleem staan. Hierbij kan iedereen zijn zegje doen en gehoord worden, maar hoeft men het niet allemaal eens te zijn. “Kortom, zorg dat duidelijk is wie de knopen doorhakt,” aldus Van Vree.