Tendermanager

Een tendermanager (ook wel bidmanager of bidcoördinator) is verantwoordelijk voor het volledige tenderproces (bidmanagement), oftewel de prodecure bij aanbestedingen waarbij verschillende partijen middels het indienen van een inschrijving en offerte de aanbesteding trachten te winnen om uiteindelijk de opdracht te mogen uitvoeren. De tendermanager fungeert als projectleider binnen het tenderteam. Zijn doel is het ‘winnen’ van een tender: het verkrijgen van de opdracht.

Een tender of aanbesteding is een procedure waarbij door middel van een inschrijving via offertes door de inkopende organisatie wordt getracht om een product of dienst te verkrijgen tegen de juiste prijs-kwaliteitverhouding.

In de publieke sector kan een openbare aanbestedingsprocedure wettelijk vereist zijn (Europese aanbesteding) om ervoor te zorgen dat de aanbesteding open staat voor concurrentie en overheidsmiddelen eerlijk en vrij van omkoping of vriendjespolitiek worden besteed.

Request for Tender 

Een organisatie die een specifieke behoefte heeft en deze wil uitbesteden kan hiervoor een tender uitschrijven middels een ‘Request for Tender’ (RFT) of ‘Request for Proposal’ (RFP). In deze documentatie staan de specifieke eisen, criteria, voorwaarden en instructies die door de verkopende partijen moeten worden opgevolgd in combinatie met een uitnodiging tot inschrijving (verzoek tot het indienen van een offerte).

Tendermanagers zijn over het algemeen verantwoordelijk voor:

• Adequaat in kaart brengen van de wensen van de opdrachtgever
• Vertalen van de behoeftes van de klant naar een tenderpropositie
• Samenstellen van en leiding geven aan een tenderteam
• In samenwerking met teamleden opstellen van een tenderplan (analyse van kansen, risico’s, bepaling van strategie)
• Begeleiden en sturen van het aanbestedingsproces
• Onderhouden van contacten met de opdrachtgever, directie, finance-, hr-afdeling en andere disciplines of werkmaatschappijen binnen de organisatie
• Onderhouden van contacten met eventuele onderaannemers en aanbestedingspartners buiten de organisatie
• Afstemmen met de organisatie van de financiën en het omgevingsmanagement (onder andere de technisch en praktisch inhoudelijke haalbaarheid van de aanbesteding)
• Bewaken van de voortgang (wat betreft onder andere tijd, kwaliteit, budget, capaciteit, organisatie, kansen, risico’s en scope)
• Opstellen van een ideale prijsstrategie waardoor de tender wordt gewonnen en de hoogste winst wordt behaald
• Minimaliseren van de risico's en maximaliseren van de impact van de tender
• Vertegenwoordigen van het tenderteam en de organisatie
• Rapporteren aan de directie omtrent de tenderprocedure
• Opstellen en indienen van aanbiedingsdocumenten en het technisch beoordelen van het contract
• Vormgeven van een vervolgproces en verzorgen van de overdracht bij gunning waaronder het overdragen van het aanbestedingsdossier en de contracten aan de projectleider en het uitvoeringsteam.
• Onderhouden van de relatie met de opdrachtgever na afloop van het tenderproces, bij zowel succesvolle als niet succesvolle afloop
• Leiden van contractbesprekingen bij succesvolle opvolging van de aanbesteding

Een tendermanager kan voor allerlei product- of dienstverlenende bedrijven werkzaam zijn. Van bedrijven in de bouw en IT, tot HR- en consultancybureau’s. Veelal ben je werkzaam voor bedrijven die producten of diensten leveren aan de grotere MKB’s of multinationals en overheden. Daarnaast werk je veelal samen met de directie, finance managers, operationeel managers, programma- en projectmanagers, etc.

Er is geen gerichte opleiding tot tendermanager. Bedrijven vragen vaak minimaal een hbo+ werk- en denkniveau, maar de daadwerkelijk vereiste ervaring kan sterk afhangen van de sector waarin het bedrijf actief is en de complexiteit van het product of de dienst. Vaak hebben tendermanagers eerst specialistische ervaring opgedaan met het uitvoeren van projecten na een tender of hebben zij ervaring als projectmanager, salesmanager of als procurementmanager.

Een tendermanager moet in de eerste plaats een deskundige zijn op het gebied van het product of de dienstverlening die de organisatie aanbiedt. Daarnaast moet hij beschikken over leidinggevende kwaliteiten voor het aansturen van het tenderteam en over uitstekende communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht om een aanbesteding te kunnen binnenslepen.