Reservations agent

Een reservations agent is iemand die in een bedrijf of organisatie verantwoordelijk is voor het aannemen en inboeken van reserveringen en alle communicatie daarover met gasten of klanten. Als reservation agent ben je het eerste aanspreekpunt voor alle vragen en informatie rondom boekingen.

Een reservations agent doet alles wat te maken heeft met boekingen; van het verwerken van aanvragen en controleren ervan tot het contact met de gasten die de reserveringen hebben gemaakt. Reservation agents combineren meer administratieve taken met klantenservicewerkzaamheden.

Hun takenpakket bestaat onder andere uit het volgende:

• Boekingen in het systeem verwerken en controleren
• Telefonisch en via chat en e-mail beantwoorden van vragen
• Informatie verstrekken aan gasten
• Wijzigingen in boekingen verwerken (annuleringen, no shows)
• Problemen rondom boekingen oplossen en verhelpen
• Verwerken van betalingen
• Regelen van groepsreserveringen
• Verwelkomen van gasten/groepen
• Schakelen met tussenpersonen, zoals travel agents
• Offertes opstellen
• Monitoren van de boekingssystemen
• Rapporteren aan de reservations manager

Reservation agents werken doorgaans in de toerisme- en hospitalitysector, bijvoorbeeld in hotels, bij boekingskantoren, autoverhuurders en vervoermaatschappijen.

Je werkt in (ochtend- en avond)shifts met je andere collega reservation agents. Verder kun je te maken krijgen met revenue managers, receptionisten, hostesses en collega’s van de IT-afdeling over het functioneren van de boekingssystemen.

Om reservations agent te worden, heb je bij voorkeur een opleiding in het toerisme of op het gebied van hospitality management. Er wordt minimaal gevraagd om een opleiding op mbo-niveau. Verder is een goede talenkennis vereist, in ieder geval van het Nederlands en het Engels, omdat je vaak werkt in internationaal georiënteerde omgevingen.

Als je aan de slag wilt als reservations agent, is het goed als je beschikt over de volgende eigenschappen:

• Je bent klantgericht en sociaal
• Je bent georganiseerd en werkt gestructureerd
• Je bent positief ingesteld en tovert makkelijk een glimlach op je gezicht
• Je hebt een talenknobbel en spreekt en schrijft goed Engels
• Je kunt goed omgaan met klachten en moeilijkheden