Receptionist

Een receptionist is iemand die mensen ontvangt aan de receptie of balie van een instelling of bedrijf. Voor bezoekers van een gebouw is de receptionist de eerste persoon die zij tegenkomen, vandaar dat deze wel wordt gezien als het visitekaartje van een organisatie.

In sommige gevallen valt de functie van receptionist samen met die van baliemedewerker of telefonist(e), maar er zijn ook organisaties waar de invulling van deze functies afwijkt. Verschillen met de rol van baliemedewerker zijn onder meer dat deze laatste niet aan de receptie van een organisatie hoeft te werken en vaak meer inhoudelijke taken heeft dan de receptionist (die primair op de ontvangst is gericht). Ook een telefonist(e) is niet gebonden aan een balie en kan achter de schermen werkzaam zijn.

Receptionisten houden zich over het algemeen bezig met de volgende zaken:

• Ontvangen en doorverwijzen van bezoekers
• Eventueel noteren van gegevens van bezoekers
• Eventueel uitreiken en innemen van bezoekerspassen
• Beantwoorden en doorverbinden van binnenkomend telefoonverkeer
• Verwerken en verdelen van binnenkomende en uitgaande post
• Afhandelen van vragen en klachten (en zo nodig doorverwijzen naar de juiste personen)
• Plannen en noteren van afspraken en reserveringen
• Reserveren en gereedmaken van zalen, lokalen en/of (vergader)ruimtes
• Ordenen en onderhouden van de balie- of receptieomgeving
• Signaleren en melden van verdachte omstandigheden of gedragingen in/om het gebouw
• Adequaat handelend optreden in geval van calamiteiten (onder meer activeren van noodprocedures en inlichten van hulpdiensten)
• Eventueel beheren van kantoorartikelen en andere materialen binnen het gebouw
• Afsluiten van het gebouw en/of overdragen van de verantwoordelijkheid aan beveiligingsmedewerkers
• Eventueel bieden van ondersteuning op het gebied van administratieve handelingen (bijvoorbeeld kopiëren en printen)

Receptionisten zijn werkzaam bij de receptie van bijvoorbeeld kantoorgebouwen, overheidsinstellingen, vakantieparken, hotels of zorginstellingen. Mensen met wie zij tijdens hun werk in aanraking komen zijn bijvoorbeeld beveiligers, schoonmakers, facility managers, office managers, nachtportiers, koeriers, chauffeurs, en gastvrouwen of –heren in een hotel.

De volgende mbo-opleidingen vormen een goede voorbereiding op het vak van receptionist:

• Telefoniste  / Receptioniste (niveau 2)
• Secretarieel medewerker (niveau 2)
• Receptionist / Frontofficemedewerker (niveau 3)
• Frontofficemanager (niveau 4)
• Stewardess Receptioniste Hostess (SRH) (niveau 4)