Project management officer (PMO'er)

Een project management officer (PMO'er) (ook wel project management assistent, projectassistent of project officer) is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio's of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als project management officer tracht je het overzicht over het project te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de projectmanager.

Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maak je gebruik van projectmanagementmethodieken en stel je deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders.

Vanwege de toenemende complexiteit van projecten of programma’s, worden projectmanagers en programma-managers tegenwoordig vaak ondersteund door een project management officer of zelfs meerdere PMO’ers, vertegenwoordigd in een project management office of project office (PMO).

Het project management office ontwikkelt zch tot een stafafdeling binnen de projectorganisatie, die een centraal georganiseerde structuur biedt voor ondersteuning van het desbetreffende project, programma of portfolio.

Projectmanagement is het aansturen en beheersen van projecten. Het wordt gezien als alle leidinggevende taken die vereist zijn om het beoogde resultaat van het project te bereiken: het organiseren, voorbereiden, plannen, uitvoeren en afronden van alle werkzaamheden die deel uitmaken van het project en het coachen en motiveren van alle bij het project betrokken personen.

Voor ieder project wordt een aantal stappen doorlopen:

1. Projectdefinitie vaststellen bij start project
   Vaststellen wat er gerealiseerd gaat worden, voor wie en waarom.
    
2. Projectplanning door middel van opstellen projectplan
   Met precisie uitwerken welke taken er moeten worden uitgevoerd om tot eindresultaat te komen.
    
3. Faseren
   Uitvoeren van werkzaamheden in verschillende fasen en maken van activiteitenplanning.
    
4. Resultaten opleveren en opvolging projectvoortgang
   Iedere fase wordt afgerond met (tussen)resultaat en is input voor volgende fase. Ook moet er goedkeuring worden verleend door middel van ‘go’ of ‘no go’-beslissingen.
    
5. Projectbeëindiging en eventuele verslaglegging
   Het project wordt afgerond als het beoogde resultaat behaald is en een plaats heeft gekregen in de desbetreffende organisatie.

Projectmanagementmethodieken

Veel organisaties werken volgens standaard projectmanagementmethodieken, waaronder:

• PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
• IPMA (International Project Management Association)
• PMBoK (Project Management Body of Knowledge)
• PMI (Project Management Institute)
• P3O (Portfolio, Programme and Project Offices)

Tegenwoordig maken steeds meer bedrijven ook gebruik van agile projectmanagement methodieken. Agile staat voor lenig, wendbaar of flexibel. Het doel is hierbij dat bedrijven snel en soepel kunnen inspelen op onverwachte of onvoorspelbare veranderingen dan wel wijzigingen in wensen van de klant of andere stakeholders. Dit kan onder andere worden gerealiseerd door het totale productieproces van begin tot eind zo kort mogelijk te maken en alle voorraden of wachttijden te minimaliseren. Bekende methodieken binnen de filosofie van agile projectmanagement zijn Scrum en Kanban.

De verschillende methodieken die worden gebruikt voor het managen van projecten hebben veel overeenkomstige kenmerken en hanteren vaak dezelfde uitgangspunten. De onderstaande kenmerken hebben zij in grote mate met elkaar gemeen:

• Vooraf bepalen en vastleggen van de scope en het uit te voeren werk
• Vooraf opstellen van een beheersplan met marges voor risico’s en onzekerheden
• Denken en handelen vanuit het resultaat
• Opdrachtgever heeft een centrale rol
• Planmatig inwijden, uitvoeren en beheersen van het project
• Transparant delegeren van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• Scheiding verantwoordelijkheid voor doel en resultaat
• Periodieke toetsing van de voortgang van een project door middel van vooraf opgestelde projectplanning en -scope
• Beheersen wijzigingsmanagement door bijsturing bij afwijkingen
• Tussentijds projectvoortgang evalueren en kiezen om te door te gaan of juist te stoppen met het project
• Communicatie tussen projectorganisatie, rest van de organisatie en overige stakeholders
• Betrokkenheid van belanghebbenden
• Gefocust op samenwerking in plaats van op onderhandeling

De werkzaamheden van project management officers kunnen onder andere bestaan uit:

• Inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
• Beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware
• Opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
• Registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen.
• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil)
• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
• Signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen
• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar portfolio-, programma- en projectleden en overige stakeholders
• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers
• Assisteren van projectmanagers bij het structureren van projecten
• Notuleren van overleggen
• Het organiseren van bijeenkomsten, bila’s, team meetings, etc. 
• Het reserveren van vergaderruimtes. 

In de praktijk

Het niveau van de werkzaamheden van project management officers kan in de praktijk sterk verschillen. Veelal is er een onderscheid te maken tussen secretariële, operationele en strategische taken.

• Secretarieel
  (Junior) PMO’er ondersteunt projectmanager met administratieve en secretariële taken (notuleren, organiseren van bijeenkomsten, vergaderruimtes boeken, urenregistratie bijhouden).
• Operationeel
  Medior en senior PMO’ers die alle vaardigheden beheersen voor het succesvol uitvoeren van de rol van project management officer (bijwerken van (financiële) planning, issue- en risk logs, resource planning en signaleren en adviseren van project manager bij project issues).
• Strategisch
  Senior PMO’er die in staat is om zelfstandig een PMO-organisatie op te zetten en hieraan sturing te geven. Daarnaast is hij in staat om meerdere PMO’ers te begeleiden en de PMO-organisatie binnen de organisatie te positioneren.

Project management officers zijn veelal werkzaam bij bedrijven waar op een projectmatige manier (volgens projectmanagement-methodieken) gewerkt wordt. Dat kan zijn van consultancybureaus, banken en verzekeringsmaatschappijen tot telecombedrijven en overheden. Daarnaast werken PMO’ers vaak samen met projectleiders, projectmanagers, programmamanagers, business analisten, consultants, informatie-analisten en developers.

Er is geen specifieke hbo- of wo-opleiding voor project management officer. Vaak krijg je binnen het bedrijf waar je werkzaam bent een kortdurende praktisch gerichte opleiding waarbij diverse certificaten te behalen zijn, waaronder PRINCE2 (Foundation en Practitioner) en P3O. Daarnaast kan men zich bijvoorbeeld specialiseren in specifieke projectdocumentatie- en projectplanningssoftware, waaronder Microsoft Sharepoint, Microsoft Project, Clarity en Principal Toolbox.