Office Manager

Een office manager is iemand die verantwoordelijk is voor organisatorische en secretariële zaken op een kantoor. De functie lijkt enigszins op die van secretaresse, maar de werkzaamheden verschillen. De office manager is vaak de schakel tussen de directie van een organisatie en de verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen de organisatie. De office manager fungeert in veel gevallen als rechterhand van de directie of een managementteam.  

Office managers verrichten administratieve en organisatorische werkzaamheden om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. In iedere organisatie wordt de functie net iets anders ingevuld, maar over het algemeen zien de taken er ongeveer als volgt uit:

• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post, fax)
• Beheren van de agenda
• Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor)
• Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
• Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
• Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern
• Beheren van het archief en contracten
• Opstellen van facturen
• Verwerken van personeelsmutaties
• Eventueel aansturen van secretaresse(s)

Office managers zijn werkzaam in kantoren van de meest uiteenlopende organisaties, van commerciële bedrijven tot culturele instellingen en van overheidsdiensten tot ict-bedrijven. Tijdens hun werk hebben zij bijvoorbeeld te maken met directeurs, secretaresses, administratief medewerkers, receptionisten en allerlei andere mensen die kantoorfuncties uitoefenen.

Om office manager te worden, kun je de opleiding Office Management volgen, die over het algemeen wordt aangeboden als verkorte hbo-opleiding van één of twee jaar (een tweejarige hbo-studie wordt ook wel associate degree (Ad) genoemd). Tijdens deze opleiding komen onder andere de volgende vakken aan de orde:

• Nederlandse, Engelse en eventueel Duitse en/of Spaanse taal
• Economie
• Bedrijfskunde
• Business en organisatie
• Personeels- en facilitymanagement
• Informatica en communicatie

Een associate degree in Office Management kun je onder andere volgen aan Schoevers, een gerenommeerd instituut op het gebied van secretariële opleidingen.