Inkoper

Een inkoper of buyer is verantwoordelijk voor de inkoop en/of het inkoopbeleid van goederen of diensten bij leveranciers van de eigen organisatie. De inkoper heeft een belangrijke rol binnen de supply chain van het bedrijf of de instelling. Onder SCM (Supply Chain Management) wordt het beheren en optimaliseren van de gehele keten van goederen en diensten van de leverancier tot aan de klant verstaan.

Een inkoper wordt, wanneer zijn functie ook leidinggevende kenmerken heeft, ook wel procurement manager of purchasing manager genoemd. Procurement management is een overkoepelende term voor alle werkzaamheden die te maken hebben met de inkoop. Purchasing management beschrijft dat onderdeel van procurement management dat direct te maken heeft met het daadwerkelijke bestelproces.

Op de inkoopafdeling wordt er onderscheid gemaakt tussen de strategische, tactische en operationele inkoop:

• Strategische inkoop betreft het opstellen en naleven van uitgangspunten en doelstellingen met betrekking tot de inkoop
• Tactische inkoop komt neer het vaststellen van de behoefte en het onderhouden van een goede relatie met de leveranciers
• Operationele inkoop betreft het daadwerkelijk plaatsen van orders en het zo goed mogelijk laten functioneren van de organisatorische kant van de inkoop

Een ander belangrijk onderscheid waarmee inkopers te maken hebben, is dat tussen directe en indirecte inkoop. Tot de eerste categorie behoort alles wat in direct verband staat met het eindproduct of de uiteindelijke dienstverlening. Tot de indirecte inkoop (ook wel NRP genoemd: Non Product Related) behoren meer ondersteunende en bijkomende zaken die moeten worden ingekocht, bijvoorbeeld kantoorartikelen, elektriciteit en materiaal ten behoeve van onderhoud.

Inkopers beheren het inkoopbeleid van een bedrijf of organisatie. Vaak gaat het om het inkopen van producten of grondstoffen, maar ook diensten kunnen worden ingekocht.

Tot het takenpakket van een inkoper behoren over het algemeen de volgende taken:

• Bepalen van de behoefte aan een product of dienst
• Onderzoeken van de markt en het selecteren van geschikte leveranciers
• Opstellen van tenders (aanbestedingsprocedures)
• Aanvragen van offertes voor de levering van diensten
• Onderhandelen met leveranciers over inkoopprijzen
• Opstellen van raamcontracten en SLA's (Service Level Agreements, serviceovereenkomsten) met leveranciers
• Daadwerkelijk bestellen van grondstoffen, producten of diensten
• Voeren van relatiebeheer ten opzichte van alle betrokken partijen
• Bijhouden van de administratie van klanten-, leveranciers- en ordergegevens, al dan niet met behulp van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning)
• Voeren van een succesvol Supply Chain Management, oftewel het optimaliseren van alle schakels in de keten van leverancier tot klant
• Beoordelen van geleverde producten of diensten
• Beoordelen en evalueren van het inkoop- en leveringsproces
• Voldoen van facturen aan leveranciers

Inkopers kunnen werkzaam zijn bij fabrieken, winkels, groothandels en bedrijven, maar ook bij de overheid en zorginstellingen. Daarnaast kan het inkoopbeleid van organisatie tot organisatie sterk verschillen. Bij een supermarkt is de inkoop grotendeels gespecialiseerd in het inkopen van voedingsmiddelen en aanverwante supermarktproducten, terwijl andere bedrijven zich ook kunnen richten op de aanbesteding van nieuwe heftrucks voor het magazijn of van receptionistes en interim medewerkers via een uitzend-/ recruitmentbureau, tot een service contract voor de glazenwassers.

Als inkoper heb je vanzelfsprekend te maken met leveranciers en klanten (de eigen organisatie). Binnen een organisatie werk je doorgaans samen met (voor zover aanwezig): collega-inkopers, supply chain managers, voorraadbeheerders, magazijnmedewerkers en administratief medewerkers. De inkooptaken verschillen echter van organisatie tot organisatie, waardoor ook de klanten binnen de organisatie sterk kunnen variëren, van bijvoorbeeld ontwerpers en werkvoorbereiders tot financieel medewerkers, finance managers, facility managers en afdelingsmanagers.

De meest relevante opleidingen tot inkoper zijn:

• Logistiek en Economie (hbo)
• Small Business and Retail Management (hbo)
• Commerciële economie (hbo/wo)
• International Business and Management Studies (hbo)
• Medewerker Inkoop (mbo)

De nationale inkoopvereniging NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement) organiseert gerichte vakopleidingen en trainingen: een NEVI 1 en/of NEVI 2 diploma is vaak gewenst door werkgevers.