Ambtelijk Secretaris

Een ambtelijk secretaris (ook wel AS) is iemand die in een medezeggenschapsorgaan, zoals een OR (ondernemingsraad), MR (medezeggenschapsraad) of een cliëntenraad, de werkzaamheden professioneel ondersteunt. De ambtelijk secretaris verricht werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en eventueel beleidsmatig gebied met als doel de optimale functionering van het medezeggenschapsorgaan.

Over het algemeen zien de taken van ambtelijk secretarissen er als volgt uit:

• Uitwerken van verslagen, rapporten, brieven en andere (in concept) aangeleverde stukken
• Opstellen en redigeren van correspondentie
• Samenstellen van concept-agenda en verzenden van vergaderstukken
• Toezien op de naleving van gemaakte afspraken
• Voorbereiden van vergaderingen (onder meer versturen van uitnodigingen en verzorgen van faciliteiten en hulpmiddelen)
• Notuleren tijdens vergaderingen en uitwerken van de notulen
• Beheren van het archief
• Op verzoek verstrekken van informatie en documentatie uit het archief
• (Mede) samenstellen en verspreiden van het jaarverslag
• (Mede) voorbereiden van de verkiezingen voor de MR, OR of andere raad
• Fungeren als aanspreekpunt (namens de raad) voor de achterban
• Voorbereiden en opstellen van instemmingszaken, initiatiefvoorstellen en adviezen
• Doen van voorstellen met betrekking tot de strategie, het beleidsplan en/of het jaarwerkplan
• Evalueren, bespreken en eventueel bijsturen van het beleid
• Signaleren en bespreekbaar maken van ontwikkelingen binnen de organisatie
• Eventueel verzorgen van de introductie van nieuwe leden
• Eventueel adviseren van het bestuur op het gebied van medezeggenschapskwesties

Ambtelijk secretarissen maken deel uit van een medezeggenschapsorgaan en kunnen bij de meest uiteenlopende bedrijven en organisaties werkzaam zijn, van zorginstellingen en culturele organisaties to bedrijven en onderwijsinstellingen. Tijdens hun werk hebben zij vooral te maken met de andere MR-leden en met directieleden (bijvoorbeeld algemeen- en financieel directeuren. Met wie ze verder in aanraking komen, hangt af van de werkomgeving: bij gemeenten zijn het bijvoorbeeld beleidsmedewerkers en projectleiders, terwijl ze bij onderwijsinstellingen te maken hebben met leraren, conrectoren, directeuren en ouders.

Veel ambtelijk secretarissen hebben een opleiding op secretarieel en/of administratief gebied, zoals:

• Managementassistent (mbo)
• Officemanagement (hbo)
• Secretarieel meewerker (mbo)

Daarnaast zijn er verschillende instellingen die cursussen en leergangen aanbieden die betrekking hebben op het ambtelijk secretariaat, zoals:

• Basiscursus Medezeggenschap
• Leergang Ambtelijk Secretarissen (I, II en III)

De VASMO (Vereniging van ambtelijke secretarissen van medezeggenschapsorganen) ziet toe op de kwaliteit van leergangen en kan deze certificeren.