Administratief Medewerker

Een administratief medewerker is iemand die kantoorwerk en andere ondersteunende werkzaamheden verricht in een secretariële of financeel-administratieve omgeving. De functie van administratief medewerker valt uiteen in drie deelfuncties:

• Secretarieel medewerker / secretaresse: de nadruk ligt op het opstellen, uitwerken en afhandelen van schriftelijke en mondelinge communicatie en correspondentie.
• Receptionist / telefonist: de nadruk ligt op het ontvangen van bezoekers en goederen en het verwerken van telefoonverkeer.
• Bedrijfsadministratief medewerker: de nadruk ligt op zaken als archivering, debiteurenbeheer en verwerking van de formulierenstroom (dit alles in een bedrijfsomgeving).

De term administratief medewerker is in feite een verzamelbegrip van deze drie subfuncties. Welke taken een administratief medewerker precies vervult, hangt af van de organisatie waarbinnen deze werkzaam is. De ene werkgever maakt een strikt onderscheid tussen bijvoorbeeld secretaresses en receptionisten, terwijl een andere in beide gevallen spreekt van een administratief medewerker.

Daarnaast zijn er administratief medewerkers die hun administratieve taken combineren met bijvoorbeeld sales-werkzaamheden (zij worden commercieel administratief medewerkers genoemd) of specifieke financiële werkzaamheden (financieel administratief medewerkers). Zij vallen echt buiten de beschrijving op deze pagina, die betrekking heeft op de algemene functie van administratief medewerker.

Een administratief medewerker houdt zich over het algemeen bezig met de volgende zaken:

• Verrichten van secretariële en receptionele werkzaamheden, bijvoorbeeld:
  • Beheren van de agenda (vastleggen van afspraken en reserveringen)
  • Verzorgen van telefonisch correspondentie
  • Sorteren en distribueren van inkomende post
  • Verzendklaar maken, frankeren en verzenden van uitgaande post
  • Afhandelen van de ontvangst van goederen
  • Ontvangen en inschrijven van bezoekers
     
• Verrichten van ondersteunende (financieel-)administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld:
  • Invoeren van administratieve gegevens in geautomatiseerde systemen
  • Bijhouden van de debiteuren- en/of crediteurenadministratie
  • Invullen en verwerken van formulieren omtrent bijvoorbeeld ziekmeldingen, declaraties en bestellingen
  • Controleren en ordenen van boekingsstukken (zoals facturen, bankafschriften, etc.)

Het werkveld van administratief medewerkers is zeer breed. Iedere organisatie (ongeacht omvang, bedrijfstak of doelstelling) voert een administratie en kan administratief medewerkers in dienst hebben. Met welke collega’s een administratief medewerker te maken krijgt, hangt dan ook sterk af van de specifieke werkomgeving: het varieert van HR-managers en boekhoudkundig medewerkers tot medewerkers crediteurenadministratie en commercieel medewerkers binnendienst.

Om als administratief medewerker te kunnen werken, heb je in de meeste gevallen een mbo-diploma nodig. Voorbeelden van relevante opleidingen zijn:

• Administratief medewerker (mbo 2)
• Bedrijfsadministratief medewerker (mbo 2)
• Financieel administratief medewerker (mbo 3)
• Frontoffice (mbo 3)
• Secretaresse (mbo 3)